Onboarding next level: maak kennis met de onboarding app

Bedrijven spenderen veel tijd, geld en moeite met het vinden van de ideale collega. In het verleden werd de nieuwbakken collega vervolgens aan zijn of haar lot overgelaten door het eerste contact ook tot de eerste werkdag uit te stellen. Soms pas enkele weken later… Nou, zo wordt het wel heel moeilijk om de nieuwe medewerker snel aan het bedrijf te binden! En we hoeven vast niet te zeggen dat de klassieke inwerkmap in combinatie met een stevige handdruk niet de beste methode is om al snel efficiëntie te verlangen?

Steeds meer ondernemingen trachten de eerste onboardingzaadjes nog voor de eerste werkdag te planten. Zij opteren dan voor een zogenoemde onboarding app. Zo’n onboarding app heeft een aantal beduidende voordelen te bieden. Maar dan moet je wel met allerlei aandachtspunten rekening houden.

Onboarding op eigen tempo

Aan zo’n onboarding applicatie zijn inderdaad een aantal voordelen verbonden. Het is bijvoorbeeld veel interactiever, persoonlijker en het onboarding programma wordt bovendien sneller doorlopen. Van de medewerker vergt het anderzijds extra inspanningen. Maar ook voor de toekomstige collega heeft een onboarding app voordelen te bieden. De nieuwe collega kan de applicatie immers op elk moment en op elk locatie raadplegen. Veel onnodige zorgen worden hierdoor naar de prullenmand verwezen. En ook na de eerste werkdag is het een belangrijke bron van informatie.

Maar: een onboarding app is maatwerk

Een onboarding app kan je natuurlijk niet eventjes via de App Store downloaden. Het moet immers op maat worden samengesteld en dat vergt een intensieve samenwerking tussen de verschillende afdelingen. De HR-afdeling zal natuurlijk nauwgezet bij het ontwikkelingsproces betrokken zijn, maar ook de marketingafdeling heeft vast een aantal ideeën over employer branding. En dan zijn er nog de verschillende afdelingen waar de nieuwe collega’s terecht zullen komen. Het oprichten van een werkgroep is dan ook noodzakelijk.

Niet elke onboarding app is een goede app

Hoewel de voordelen van een onboarding app ontegensprekelijk zijn, is het wel belangrijk dat je de applicatie slim ontplooit. Vaak blijkt men bijvoorbeeld de drang te hebben om te veel informatie te vroeg te delen. En dan gaat de essentie al snel verloren. Hier spelen de juniors een belangrijke rol: op basis van hun recente ervaringen weten zij als geen ander welke informatie in deze prille beginfase cruciaal is. Dezelfde aandacht schenk je ook aan de informatiestroom. Bekendmakingen die net voor de eerste werkdag noodzakelijk is, moet je ook tot dat moment uitstellen. Anders gaat de informatie verloren.

Om de doeltreffendheid van de verstrekte informatie te verbeteren, is het tot slot belangrijk om een en ander te visualiseren. Gamificatie, video’s en afbeeldingen hebben al veelvuldig bewezen een meerwaarde te zijn.

Onboarding is een proces

Onboarding stopt niet op de eerste werkdag. In het best denkbare geval sluit de app dan ook aan bij het groei- en inwerkproces. De verstrekte informatie moet daarom nog even beschikbaar blijven. Bovendien is het zelfs aangewezen om ook na de eerste werkdag nieuwe informatie te verstrekken. Zo blijft de app de houvast terwijl de nieuwe collega steeds meer taken, processen en actoren ontmoet.

Toch moet je ook een einddatum vastleggen. Op een bepaald moment moet de nieuwe collega immers de app los durven laten om zich op de klassieke informatieverwervingsmethoden te beroepen. De onboarding app is natuurlijk de ideale tool om kennis te maken met het intranet…

Evaluatie als laatste fase

Een eerste versie van de onboarding app zal lang niet altijd zaligmakend zijn. Mogelijks zijn er een aantal onduidelijkheden of schiet de app zijn doel deels voorbij. Dat hoeft geen ramp te zijn. Op voorwaarde althans dat je van dergelijke tekortkomingen leert en dat je de app aanpast in functie van de verkregen feedback. Het is dan ook niet ongewoon dat je in de applicatie feedbackmomenten voorziet. Laat de nieuwe collega in alle anonimiteit jullie werk beoordelen. Uiteindelijk is hij of zij nu eenmaal de beste persoon om het met een kennersblik te bekijken.

Vergeet tot slot niet dat sommige medewerkers lang niet altijd zo technisch aangelegd zijn. Blijven zij de voorkeur hebben voor tastbare documenten? Bied dan alternatieven aan. Zo kan de onboarding app bijvoorbeeld een linkje bevatten naar een drukklaar document. Dan kunnen ze markeringen en notities aanbrengen terwijl ze de app gebruiken. Zo zorg je voor een optimale houvast. En een maximaal rendement.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here