De techniek verandert met de dag, bedrijven gaan steeds meer werken met en vertrouwen op internet en computergestuurde processen. En er komt steeds minder papierwerk bij kijken. Het papierarchief is vervangen door de cloud en virtuele data rooms.
Een virtuele opslag zoals een virtuele data room is ideaal voor een bedrijf. Alle bestanden zijn veilig opgeborgen en je hoeft niet eerst door een stapel papier te bladeren om dat ene document te vinden.
Wat is een virtuele data room?
Een virtuele data room is een online database waar bedrijven vertrouwelijke en belangrijke informatie opslaan of kunnen delen met anderen. Een virtuele data room is een zwaarbeveiligd online archief waarin alle belangrijke documenten worden bewaard. Virtuele data rooms worden gebruikt voor financiële transacties en bij fusies en overnames. De koper van het bedrijf kan zo op een snelle, makkelijke en vertrouwelijke manier bij alle informatie komen die ze nodig hebben om een beslissing te maken.
Wat voor documenten kunnen worden opgeslagen in een virtuele data room?
Bij een overname van een bedrijf of een grote financiële transactie moeten er soms honderden tot wel duizenden documenten worden uitgewisseld en ingelezen. In het verleden werd een kamer als een soort archief ingericht en vervolgens kwamen de kopers dan langs om deze documenten door te lezen. Met een virtuele data room is dit verleden tijd. De kopers kunnen vanuit hun eigen werkplek alle documenten inzien.
Erg handig wanneer het bedrijf in het buitenland zit. De documenten die vaak in een virtuele data room zijn opgeborgen zijn bijvoorbeeld:
- Contracten
- Overzichten
- Bedrijfsdocumenten
- Overeenkomsten
- Verzekeringen
- Kapitaalvoorraad
De virtuele data rooms zijn uitgerust met een zoekfunctie waardoor je het juiste document zo gevonden hebt.
Een hoog beveiligingsniveau
Je hoort het tegenwoordig steeds vaker: bedrijven waarbij gevoelige informatie is gelekt. Bij een virtuele data room zal dit niet snel het geval zijn. De data rooms hebben namelijk een hoog beveiligingsniveau. Door geavanceerde codering en authenticatieprocedures kom je er als buitenstaander niet zomaar in.
Wat is M&A?
M&A staat voor “Mergers & Acquisitions”, Engels voor fusies en overnames. Het gebruik van virtuele data rooms bij fusies en overnames is erg belangrijk. Zoals in het begin al verteld, wordt er tegenwoordig bijna niks meer op papier gezet. Tegenwoordig werken heel veel bedrijven met opslag van documenten in virtuele data rooms.
Een virtuele data room voor M&A is ideaal om te gebruiken wanneer een bedrijf dus wordt overgenomen of als 2 bedrijven samen gaan werken. Dankzij de virtuele data rooms is het heel simpel om een M&A-deal te sluiten. Het werkt zowel eenvoudig als comfortabel. Vaak is het mogelijk om met een simpele “Drag & Drop-optie” documenten eenvoudig toe te voegen in de virtuele data room. Door de zoekfunctie is het heel makkelijk om documenten terug te vinden, ongeacht de hoeveelheid documenten die erin staan.
Heb jij een eigen bedrijf? Dan is het zeker aan te raden om verder te informeren naar een virtuele data room en te kijken naar de mogelijkheden voor jouw organisatie.
