Hoe werkt een digitale werkbon?

De tijd van pen en papier is rap aan het verdwijnen naar het verleden. Wie stuurt er tegenwoordig immers nog brieven, en hoeveel mensen zijn er niet al overgestapt naar een digitale krant die ze op hun smartphone of tablet kunnen lezen? Werk jij in een sector waarin het werken met werkbonnen om klussen op een behoorlijke te kunnen administreren aan de orde van de dag is, dan vraag je je wellicht af of ook dít niet makkelijker kan. Ja, dat kan, door digitale werkbonnen te gebruiken. Hoe werkt zo’n digitale werkbon?

Met een druk op de knop

Als je je nu voorstellingen aan het maken bent van gecompliceerde software om je bonnen te digitaliseren, dan denk je de verkeerde kant op. Met een digitale werkbon app is het gebruiken van werkbonnen kinderlijk eenvoudig. Papier komt er niet meer aan te pas. Met de app en een smartphone of tablet met internetverbinding staan het personeel in het werkveld op een simpele manier in contact met de centrale. Werkopdrachten kunnen digitaal opgesteld worden en met een druk op de knop naar de werknemer gestuurd worden. Zo kunnen je medewerkers de hele dag op afstand functioneren zonder dat ze terug hoeven te komen om nieuwe klussen op te halen.

Digitaal ondertekenen

Wat medewerkers ter plaatse ook niet meer hoeven te doen door de digitale werkbon app, is bonnen laten aftekenen en vervolgens met het leven bewaken. Een digitale werkbon kan niet kwijtraken of beschadigd raken. In de app kan de medewerker verslag invullen van het werk dat hij gedaan heeft en hoeveel tijd hij eraan besteed heeft. Ook een digitale werkbon kan door de klant ondertekend worden. Denk hierbij aan de pakketbezorger als voorbeeld; bij hem of haar teken je tegenwoordig ook voor ontvangst op een apparaat in plaats van met pen en papier.

Foto’s toevoegen

Een zeer praktische toevoeging die de digitale werkbon app biedt op de ouderwetse papieren werkbon, is de mogelijkheid om eenvoudig foto’s toe te voegen aan de werkbon. Dit is handig als bewijsmateriaal voor de situatie voor en na de klus. Zo kan de medewerker zijn verhaal ook beter verdedigen in het geval van strubbelingen met de klant. Wanneer de digitale werkbon volledig (elektronisch) ingevuld (eventueel dus voorzien van foto’s ter ondersteuning) en ondertekend is, kan hij ook weer met een druk op de knop verstuurd worden naar de centrale.

Snel afrekenen

In veel gevallen kan de werkbon automatisch geadministreerd worden. Het is dan ook eenvoudig om snel op basis van de digitale werkbon een factuur op te maken en te versturen aan de klant. Dat is fijn, want hoe sneller de klant de factuur krijgt, hoe groter de kans dat hij nog precies helder heeft waar hij voor betaalt. Wanneer je gebruikt maakt van de digitale werkbon app van OutSmart kun je met de toevoeging SumUp zelfs de klant al ter plekke laten betalen.

Schema in de gaten houden

Voor de planners in de centrale biedt de digitale werkbon app nog een handig aanvullend voordeel. Omdat de werkbonnen als het goed is meteen na het afronden van een klus ingevuld en opgestuurd worden, weet je ook precies of je medewerker(s) op schema liggen. Het markeert immers het tijdstip van afronding van een opdracht. Zo kun je tijdig voorzien of er ruimte is in het schema van de medewerker voor een extra klus, of dat je juist een opdracht bij iemand anders moet onderbrengen om ervoor te zorgen dat deze dezelfde dag nog afgehandeld kan worden. Al met al biedt het overgaan op digitale werkbonnen met een handige bijbehorende app dus een hoop voordelen voor de bedrijfsvoering en administratie.