Het effect van de coronacrisis op het bedrijfsleven in Nederland is al langer zichtbaar. Niet iedere onderneming heeft de pandemie overleefd. Om ervoor te zorgen dat je bedrijf financieel gezien zo gezond mogelijk blijft, is het een must om hier actief mee bezig te zijn. Zo beschikt een financieel gezond bedrijf over een goede administratie.
Daarbij hoort een snelle en efficiënte facturatie, bijvoorbeeld met de juiste software debiteurenbeheer en andere handige technische snufjes. Kan jouw onderneming nog wel wat ondersteuning gebruiken bij het optimaliseren van de facturatie, omdat je bijvoorbeeld merkt dat er betalingsachterstanden zijn door onhandige processen? In dit artikel lees je meer over het optimaliseren van je facturatie.
1. Factureer zo snel mogelijk na oplevering opdracht
Een simpele, maar zeer vruchtbare tip is om direct na het opleveren van een opdracht een factuur te sturen. Hoe sneller je facturen namelijk de digitale deur uit zijn, des te groter de kans is dat je je inkomsten daarvoor snel ontvangt. Veel ondernemers hebben één of twee momenten per maand waarop ze facturen versturen. Zorg ervoor dat je de factuur van de laatste opdracht direct meeneemt, zodat je je geld binnen de afgesproken termijn krijgt.Â
Let hierbij wel op dat je facturen duidelijk zijn en dat ze kloppen. Wist je bijvoorbeeld dat klanten sneller betalen wanneer het bedrag en de betalingstermijn direct zichtbaar zijn? Dat kan bovenaan de factuur zijn of zichtbaar worden door grotere letters of dikgedrukte letters te gebruiken. Daarbij moeten de gegevens op de factuur ook kloppen, omdat dit anders tot vertraging van de betaling kan leiden. Wettelijk gezien moeten de gegevens namelijk juist zijn.
2. Integreer je facturatie met je software voor boekhouden
Daarnaast wil je als ondernemer waarschijnlijk niet al te veel tijd kwijt zijn aan je administratie. Om je facturatie te optimaliseren, is het daarom aan te raden om de facturatie te integreren met je boekhoudsoftware. Dat zorgt voor de ideale combinatie: je bespaart tijd omdat dit automatisch verloopt en de kans op foutjes in je administratie en op je facturen is kleiner omdat alles met elkaar verbonden wordt.
Wat hierbij erg voordelig is, is dat je vaak vanuit je boekhoudprogramma automatisch facturen kunt laten opstellen en versturen. In dat geval moeten de verkoopfacturen in dat pakket gegenereerd worden en kunnen worden ingelezen. Je kunt er ook voor kiezen dat je factureert vanuit het operationele pakket. In dat geval moeten de verkoopboekingen worden geëxporteerd naar de software die je gebruikt voor je boekhouding. Kortom: interessant genoeg om je in te verdiepen voor optimale facturatie.
3. Maak gebruik van credit management voor goede cashflow
Om als onderneming op een gezonde manier te kunnen blijven bestaan, moet je het financiële risico van je bedrijf zoveel mogelijk beperken. Daarbij komt een deel credit management bij kijken. Om te snappen wat dat precies is, is het goed om te weten dat je hiervoor een credit manager in dienst moet hebben. Dat is een medewerker die werkzaam is op de administratieafdeling. Hij of zij is verantwoordelijk voor het contact met debiteuren, het afhandelen van betalingsproblemen en het overdragen van verlopen facturen aan een incassobureau.
Zo iemand kan dus zorgen voor een goede gezondheid omtrent financiële zekerheid. Een credit manager neemt daarnaast nog beslissingen over krediet en risico; vaak in samenspraak met het management. Omdat hij of zij dagelijks bezig is met de financiële kant van het bedrijf is het niet meer dan logisch dat deze functie een belangrijke schakel is in het optimaliseren van de facturatie en zo de financiële gezondheid van een bedrijf. Hierbij wordt gebruikgemaakt van handige credit management software voor zowel kleine als grote bedrijven.
4. Sneller betalingen ontvangen met software debiteurenbeheer
Tot slot nog een onmisbare tip om de betalingen binnen je bedrijf beter te laten verlopen, namelijk door het automatiseren van je debiteurenbeheer. Uit de praktijk blijkt namelijk dat dit ervoor zorgt dat betalingen minstens 30% sneller worden gedaan. Daarbij bespaar je veel tijd op debiteurenbeheer wanneer je dit laat automatiseren. Je snapt dat je daarmee uiteindelijk meer tijd overhoudt om te steken in de verdere ontwikkeling van je onderneming.
Wat natuurlijk ook mooi is meegenomen, is het overzicht en de extra functies die je ervoor terugkrijgt. Het gebruik van dergelijke software is de ideale combinatie van persoonlijk contact en technische software. Door de techniek van nu is het veel eenvoudiger om op deze manier je facturatie en andere administratie te optimaliseren zonder dat je daar veel tijd of geld aan kwijt bent. Dit levert je uiteindelijk meer geld op, omdat je én sneller betaald krijgt én meer tijd over hebt voor andere belangrijke zaken. Kijk dus zeker eens of credit management en software voor debiteurenbeheer iets voor je bedrijf is.
